El tamaño máximo de MB admisible por un Registro electrónico Administrativo

Estas semanas se me ha planteado el interesante reto intelectual relativo a determinar cuál es el límite máximo en Megabites que está obligado a recibir un Registro electrónico General, o si se quiere un RE auxiliar, regulados en el artículo 16 de la Ley 39/2015. A primera vista parece un tema secundario pero su resolución conlleva diferentes problemas tanto para la ciudadanía como para la Administración responsable de la gestión y soporte de dicho Registro.

Considérese que la Administración electrónica ha dejado ya sus primeros balbuceos, empieza su crecimiento y su impulso nos ha venido dado por la pandemia que vivimos. Por otra parte, la ciudadanía y los compañeros letrados, estamos muy dados a presentar una documentación sobre-dimensionada para demostrar nuestras pretensiones, no renunciando fácilmente a nuestros archivos y documentos textuales a los que unimos otros multimedia, que configuran un volumen cada día de mayores MB. Es una tendencia natural, y pudiera decirse que incluso sana, pues supone la consolidación del uso electrónico de una forma equivalente a cómo se viene haciendo durante los últimos siglos en papel.

Esta situación no es neutra, dado que plantea una “carrera documental” interminable, entre el derecho que tengo a presentar ilimitadamente documentos y el deber de configurar los sistemas de la Administración a recibir. En términos tecnológicos podemos contemplarlo en el esfuerzo que debe mantener el Sector Público en incrementar constantemente los sistemas de recepción documental en sus REG para mantener el equilibrio sistema, con los costes organizativos y técnicos que supone, considerando además, que cualquier límite razonable actual en Megas, será indefinidamente superado razonablemente en unos meses o años.

Ante esta situación ¿Qué indica el derecho? En este caso, como en otros, la normativa deja un hueco a la auto-regulación dado que la Ley 39/2015 no contempla el problema ni la solución. Contrastando entre diferentes Sedes Electrónicas de la Administración, los límites de carga oscilan entre los 10 a 15 Mb por trámite, alguna Agencia admite 64 Mb, siendo clave el límite que ha establecido la Guía Funcional para Oficinas en materia de Registro- SIR publicado recientemente (noviembre 2020). En el mismo se indica expresamente:

Actualmente los límites establecidos para cada anotación registral son: 5 documentos anexos con un máximo de 10 MB cada uno, no pudiendo superar los 15 MB en conjunto. Se trabaja en ampliar dichos límites

El entrecomillado trascrito resume maravillosamente el estado de la ciencia actual. Nos limitamos en una cantidad de MB pero reconocemos que no es suficiente y seguimos en la brecha.

Ciertamente 15 MB no es una cantidad abrumadora de información pero si se produjese una suma considerable de usuarios con dicha cantidad de MB pudiera poner en aprietos un sistema de información; es un argumento consistente y práctico para la limitación. Por otra parte, dicho límite conculcaría el artículo 53.1.e) de la Ley 39/2015, que permite “aportar documentos en cualquier fase del procedimiento anterior al trámite de audiencia” sin que el artículo establezca límite alguno.

¿Cómo se soluciona? En la practica no se buscan complejas soluciones interpretativas sino que se habilitan otros canales para poder transmitir la información. Esta solución, que puede parecer salomónica, entraña diversos riesgos dado que no siempre los canales habilitados cuentan con reflejo en el REG, ni cumplen estrictamente con el ENS, habilitando un repositorio de información o correo electrónico, tal y como ha publicado la resolución 13/2020 de la AESF, aplicando determinadas medidas y controles excepcionales pero que no son los generales legalmente establecidos.

En conclusión, algo tan aparentemente intrascendente en lo jurídico como los MB pudiera tener consecuencias prácticas, ya que la constancia registral (sellado de tiempo, registro, inscripción y contenido) no es una actuación intrascendente en un expediente, ya que aporta trasparencia y seguridad a todas las personas interesadas respecto del perfecto cumplimiento del procedimiento.

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